Datenschutzerklärung

Diese Erklärung betrifft ausschließlich dieses Organisations-Tool (Login-Bereich, Mitarbeiter-Verwaltung, Schicht-/Gassiplan, Gästebuch). Für die allgemeine Website naturgut-coermigk.de gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Für Fragen oder Anliegen zum Datenschutz (Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.) wenden Sie sich an dieselbe Adresse.

2. Wer dieses Tool nutzt und wofür

Das Tool wird von den Mitarbeiter:innen des Hofs zur täglichen Organisation genutzt (Tier-Karteikarten, Schichtplan, Gassiplan, Projekte). Zusätzlich gibt es einen bewusst eingeschränkten Gast-Zugang für Besucher:innen vor Ort (z. B. über einen QR-Code) — dieser zeigt nur Tiere, Projekte und den Gassiplan zum Ansehen sowie ein Gästebuch, mit dem sich Gäste optional freiwillig eintragen können.

3. Welche Daten verarbeitet werden

a) Login-Konten (Mitarbeiter:innen, Admin, Teamleitung)

• Name (dient zugleich als Anzeigename), Rolle, Zeitpunkt der Konto-Erstellung.
• Passwort wird ausschließlich als kryptographischer Hash (bcrypt) gespeichert, nie im Klartext — auch der Betreiber kann bestehende Passwörter nicht einsehen.
• Beim Login wird ein Sitzungs-Cookie gesetzt (naturgut.sid), gültig 30 Tage, technisch zwingend notwendig, um den Login-Zustand zu merken. Es dient keinem Tracking und keiner Werbung, ist per Definition ein "technisch notwendiges Cookie" und braucht daher keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).

b) Mitarbeiter-Karteikarten

Name, optional Telefon/E-Mail, Rolle/Zuständigkeiten, optional Foto, sowie Notizen im Rahmen der täglichen Arbeitsorganisation (z. B. Übergaben, Auffälligkeiten). Diese Daten werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.

c) Tier-Karteikarten

Enthalten keine personenbezogenen Daten der Tiere selbst, aber ggf. Notizen mit dem Namen der Mitarbeiter:in, die die Notiz verfasst hat.

d) Gästebuch (Dashboard)

Freiwillige, optionale Angabe eines Namens (Freitext, kann auch leer/ein Pseudonym sein) sowie einer Nachricht. Die Teilnahme ist freiwillig; Rechtsgrundlage ist die Einwilligung durch das Absenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Einträge sind für alle Nutzer:innen des Tools sichtbar und können von Teamleitung/Admin gelöscht werden.

e) Online-Status (nur für Admin sichtbar)

Wer gerade eingeloggt ist, wird rein im Arbeitsspeicher des Servers erfasst (kein dauerhafter Speicher, geht bei einem Neustart des Servers verloren) und ausschließlich der Admin-Rolle als grobe Zahl je Rolle angezeigt (z. B. "2 Teamleitung, 4 Gast"). Andere Rollen sehen das nicht.

f) Push-Benachrichtigungen (optional)

Wer das freiwillig aktiviert ("🔔 Erinnerungen aktivieren"), dessen Gerät erhält eine technische Kennung (Endpunkt-URL + Verschlüsselungsschlüssel), die serverseitig gespeichert wird, um gezielt Erinnerungen an dieses Gerät schicken zu können. Die tatsächliche Zustellung läuft über die Push-Infrastruktur des jeweils genutzten Browsers/Betriebssystem-Herstellers — dieser erhält dabei technisch bedingt die IP-Adresse und den Zustellzeitpunkt; das liegt außerhalb unseres Einflusses, da es sich um die Standard-Funktionsweise von Web-Push handelt. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung durch aktives Anschalten.

g) Externe Team-Benachrichtigung (optional, nur falls vom Betreiber aktiviert)

Ist diese Funktion aktiv, sendet der Server automatisiert einen täglichen Kurz-Überblick über den Schichtplan (u. a. Namen von Mitarbeiter:innen, Aufgabenstatus) sowie Sofort-Alarme bei akuten Problemen an einen externen Messenger-Dienst, über den sich das Team organisiert. Dabei werden Daten an den Anbieter dieses Dienstes übermittelt. Gästebuch- und Tier-Daten werden darüber nicht übermittelt.

h) Zeiterfassung (Arbeitsstunden-Nachweis)

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen pro Tag (Beginn, Ende, Pause, Kennzeichnung als Urlaubs-, Kranken- oder Bildungstag, Urlaubstage insgesamt) werden erfasst; daraus lässt sich ein Monatsnachweis als PDF erzeugen. Die Zeiten entstehen durch das Ein- und Ausloggen (siehe unten); eine Änderung von Hand ist nur über einen Korrekturantrag der Person möglich (gewünschte Zeiten, Begründung), den die Teamleitung oder der Admin bestätigt oder ablehnt — die Entscheidung wird mit Zeitpunkt, Name der entscheidenden Person und optionalem Kommentar gespeichert, der Tag erhält einen Vermerk mit der Begründung. Urlaub wird über einen Urlaubsantrag (Zeitraum, optionale Notiz) beantragt, über den ausschließlich der Admin entscheidet; die Entscheidung wird mit Zeitpunkt und Name der entscheidenden Person gespeichert. Diese Angaben sieht nur die jeweilige Person selbst sowie der Admin (nur lesend); offene Korrekturanträge sieht zusätzlich die Teamleitung (Name, Datum, Zeiten, Begründung). Sie werden getrennt vom übrigen Datenbestand gespeichert und nicht an andere Rollen ausgeliefert. Der Admin sieht außerdem je Person die Summe der hinterlegten Soll-Zeiten der erledigten Aufgaben neben der erfassten Arbeitszeit; in der Nutzerverwaltung ist sichtbar, wer gerade eingeloggt ist. Das Öffnen der Zeiten einer anderen Person durch den Admin wird im Sicherheitsprotokoll vermerkt. Zweck ist der Nachweis der geleisteten Arbeitsstunden im Rahmen des Einsatzes (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 26 BDSG). Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Löschkonzept des Betreibers.

Arbeitszeiten können zusätzlich per Ein- und Ausloggen („Stempeln") erfasst werden — über die App, eine Schaltfläche in der Push-Benachrichtigung, einen NFC-Aufkleber oder ein Stempel-Terminal mit persönlichem Chip. Dabei werden die Zeitpunkte des Ein- und Ausloggens und der genutzte Weg gespeichert; daraus werden Beginn, Ende und Pause des Tages berechnet. Reicht die Pause nach dem Arbeitszeitgesetz nicht, wird die fehlende Pause automatisch abgezogen. Wird das Ausloggen vergessen, endet die Erfassung nach 12 Stunden automatisch; eingetragen wird dann die vereinbarte Soll-Arbeitszeit mit einem Hinweis zum Prüfen. Die ursprünglichen Stempelzeiten bleiben auch nach einer Korrektur sichtbar — nur für die Person selbst und den Admin. Beim Terminal wird zusätzlich gespeichert, welcher Chip welcher Person zugeordnet ist.

i) Automatische Datensicherung

Der gesamte Datenbestand wird täglich automatisch als Sicherungskopie gespeichert — serverseitig sowie zusätzlich bei einem externen Cloud-Speicherdienst als Zweitsicherung — und enthält damit auch die oben genannten personenbezogenen Daten.

j) Was nicht gespeichert wird

Weder der Webserver noch die Anwendung selbst führen dauerhafte Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Lediglich zum Schutz vor Missbrauch (z. B. massenhafte Login-Versuche oder Gästebuch-Spam) wird die IP-Adresse kurzzeitig, ausschließlich im Arbeitsspeicher, für wenige Minuten zur Rate-Begrenzung herangezogen und danach automatisch verworfen.

4. Wo die Daten liegen

Der Server steht bei einem Hosting-Anbieter mit Sitz in Deutschland. Die tägliche Zweitsicherung liegt zusätzlich bei einem externen Cloud-Speicherdienst.

5. Speicherdauer

Mitarbeiter-Daten bleiben bestehen, solange das Konto bzw. die Karteikarte existiert, und werden bei Löschung durch den Admin entfernt bzw. entkoppelt. Gästebuch-Einträge bleiben sichtbar, bis sie von Teamleitung/Admin gelöscht werden. Automatische Sicherungskopien bleiben entsprechend der betrieblichen Aufbewahrungspraxis bestehen.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach Art. 15–21 DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an die Kontaktdaten unter Punkt 1. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.